{"id":191,"date":"2019-01-08T14:15:15","date_gmt":"2019-01-08T13:15:15","guid":{"rendered":"http:\/\/canadiandots.ca\/blog\/?p=191"},"modified":"2022-10-03T21:51:25","modified_gmt":"2022-10-03T19:51:25","slug":"organisation-evenement-10-conseils-pour-reussir","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/canadiandots.ca\/blog\/organisation-evenement-10-conseils-pour-reussir\/","title":{"rendered":"Organisation evenement\u00a0: 10 conseils pour r\u00e9ussir"},"content":{"rendered":"

Si vous avez d\u00e9j\u00e0 organis\u00e9 un \u00e9v\u00e9nement, vous savez que tout ne se d\u00e9roule pas comme pr\u00e9vu et que vous devez relever divers d\u00e9fis. Lors de mon premier \u00e9v\u00e9nement, on m\u2019a parl\u00e9 de The funny Duck Face Rule. Cette r\u00e8gle stipule qu\u2019\u00e0 l\u2019ext\u00e9rieur, vous devez avoir l\u2019air calme et pacifique. Mais en fait, vous pagayez \u00e9nergiquement avec les pieds sous l\u2019eau pour vous maintenir \u00e0 flot. Cependant, personne ne devrait savoir \u00e0 ce sujet. \u00c0 ce jour, je crois toujours que c\u2019est la r\u00e8gle la plus pr\u00e9cieuse.<\/p>\n

L\u2019organisation d\u2019un \u00e9v\u00e9nement n\u2019est pas une t\u00e2che simple. Mais nous pouvons identifier 10 points cl\u00e9s que vous devriez garder \u00e0 l\u2019esprit pour que tout se passe bien.<\/p>\n

1. D\u00e9finir le but et le format<\/h2>\n

Cela semble assez \u00e9vident, mais cela vaut la peine d\u2019avoir une approche critique de la question d\u2019organisation evenement<\/b>. Formulez votre objectif aussi pr\u00e9cis\u00e9ment que possible\u00a0: voulez-vous transmettre les connaissances aux participants\u00a0? Exprimer sa gratitude aux partenaires\u00a0; collecter des fonds pour un projet ou offrir aux clients un plaisir esth\u00e9tique\u00a0? Le format de l\u2019\u00e9v\u00e9nement d\u00e9pendra de la r\u00e9ponse\u00a0: son concept, son calendrier et sa dur\u00e9e, la r\u00e9partition des r\u00f4les au sein de l\u2019\u00e9quipe, l\u2019am\u00e9nagement du hall, la restauration et le son.<\/p>\n

Essayez de ne pas rester coinc\u00e9 dans les formats traditionnels. Jetez un coup d\u2019\u0153il sur ce qu\u2019internet peut vous sugg\u00e9rer comme formule originale. Ce qui compte, c\u2019est que votre format aide \u00e0 atteindre l\u2019objectif de l\u2019\u00e9v\u00e9nement.<\/p>\n

2. Pr\u00eatez suffisamment d\u2019attention \u00e0 la planification<\/h2>\n

Le plan devrait inclure la logistique, le contenu et la promotion de l\u2019\u00e9v\u00e9nement. Cr\u00e9ez un document accessible \u00e0 l\u2019ensemble de l\u2019\u00e9quipe o\u00f9 chaque membre pourra voir les t\u00e2ches des autres et avoir une vue d\u2019ensemble. Commencez par pr\u00e9parer une liste des t\u00e2ches principales, puis d\u00e9veloppez-les de mani\u00e8re aussi d\u00e9taill\u00e9e que possible sous la forme d\u2019\u00e9tapes sp\u00e9cifiques \u00e0 effectuer. Il est important de d\u00e9finir le calendrier dans le plan\u00a0: le temps requis pour effectuer une t\u00e2che. Il est souvent sous-estim\u00e9 et la pr\u00e9paration se d\u00e9roule plus lentement que pr\u00e9vu.<\/p>\n

Vous pouvez utiliser des mod\u00e8les Google, des programmes sp\u00e9cialis\u00e9s en organisation evenement<\/b> tels que Asana, Trello, Podio, GanttPro, Teamweek pour la planification. M\u00eame un simple fichier Excel ne vous laissera pas tomber.<\/p>\n

3. \u00c9tablissez votre budget en tenant compte des situations impr\u00e9visibles<\/h2>\n

Regardez la liste des t\u00e2ches et refl\u00e9tez-les dans votre budget comme l’a fait cet auteure belge<\/a>. Il est \u00e9galement int\u00e9ressant de penser \u00e0 une r\u00e9serve en cas de situations impr\u00e9visibles. Par exemple, en cas d\u2019incident dans votre travail quand il pleut le jour d\u2019un \u00e9v\u00e9nement en plein air. Vous allez devoir imm\u00e9diatement changer d\u2019emplacement et transporter tout le mat\u00e9riel et le mobilier. Mieux vaut penser \u00e0 ces choses \u00e0 l\u2019avance et y \u00eatre pr\u00e9par\u00e9 financi\u00e8rement.<\/p>\n

4. Tout est dans les d\u00e9tails<\/h2>\n

Si vous voulez surprendre agr\u00e9ablement vos invit\u00e9s, r\u00e9fl\u00e9chissez \u00e0 tous les d\u00e9tails\u00a0: comment ils s\u2019enregistrent, qui salue les participants et comment, quelle musique sera jou\u00e9e, avez-vous un coin photo int\u00e9ressant, \u00e0 quoi ressemblent vos pr\u00e9sentations et comment votre \u00e9quipe est-elle habill\u00e9e\u00a0? Que faire pendant les pauses\u00a0?<\/p>\n

Par exemple, lors de l\u2019inscription, les participants pourraient avoir la possibilit\u00e9 d\u2019assister \u00e0 une br\u00e8ve masterclass, \u00e0 des jeux ou \u00e0 une vid\u00e9o d\u2019information.<\/p>\n

Essayez de surprendre les gens et de cr\u00e9er l\u2019effet waouh, de d\u00e9passer leurs attentes dans les choses les plus ordinaires. C\u2019est exactement ce qui cr\u00e9e la sensation, l\u2019objectif principal dans l\u2019organisation evenement<\/b>.<\/p>\n

5. V\u00e9rifiez l\u2019emplacement et ayez toujours un plan B<\/h2>\n

V\u00e9rifiez toujours l\u2019emplacement en personne d\u00e8s la phase de s\u00e9lection. Au moment le plus inattendu, il se pourrait que la climatisation ne fonctionne pas correctement dans le hall, qu\u2019il n\u2019y ait pas de toilettes pour les personnes handicap\u00e9es ou que l\u2019\u00e9quipement ne passe pas \u00e0 travers la porte. Par cons\u00e9quent, v\u00e9rifiez ces probl\u00e8mes \u00e0 l\u2019avance.<\/p>\n

Par exemple, vous organisez une conf\u00e9rence pour 50 personnes et une heure apr\u00e8s le d\u00e9but de l\u2019\u00e9v\u00e9nement, le propri\u00e9taire de l\u2019espace vous demande de quitter les lieux sans donner aucune explication. Finalement, vous allez passer une heure de formation avec les participants dans un parc voisin, jusqu\u2019\u00e0 ce que vous trouviez un nouvel espace. Vous pensez peut-\u00eatre qu\u2019une telle situation ne vous arrivera pas, mais il est toujours pr\u00e9f\u00e9rable d\u2019avoir un plan B.<\/p>\n

6. Attribuer les responsabilit\u00e9s<\/h2>\n

Il est tr\u00e8s important de r\u00e9partir les t\u00e2ches entre les membres de l\u2019\u00e9quipe non seulement lors de la phase d\u2019organisation evenement<\/b>, mais \u00e9galement pendant la manifestation. Attribuez les responsabilit\u00e9s par zone. Par exemple, une personne est responsable de la zone d\u2019enregistrement, une autre personne pour accueillir les orateurs, une autre personne pour l\u2019\u00e9quipement, pour la restauration, pour la communication avec la presse, etc. Chaque personne doit avoir sa zone, qu\u2019elle doit \u00eatre responsable pendant toute la dur\u00e9e de l’\u00e9v\u00e9nement.<\/p>\n

Donnez \u00e0 chaque membre de l\u2019\u00e9quipe un document avec les responsabilit\u00e9s assign\u00e9es, afin que chaque personne sache qui contacter pour toute question sp\u00e9cifique.<\/p>\n

7. Parlez de votre \u00e9v\u00e9nement \u00e0 votre public<\/h2>\n

Ne sous-estimez pas le temps n\u00e9cessaire \u00e0 la promotion d\u2019un \u00e9v\u00e9nement. Le type d\u2019\u00e9v\u00e9nement, son public cible, les ressources internes et le budget d\u00e9terminent votre approche marketing. Lorsque vous choisissez vos partenaires m\u00e9dias, concentrez-vous sur ceux qui ciblent votre public. Il est pr\u00e9f\u00e9rable d\u2019avoir quelques partenaires cibl\u00e9s plut\u00f4t que de parler de l\u2019\u00e9v\u00e9nement \u00e0 presque tout le monde.<\/p>\n

Il est \u00e9galement important de cr\u00e9er un message cl\u00e9 qui sera diffus\u00e9 sur tous les canaux. Assurez-vous qu\u2019il est bref et qu\u2019il transmet fid\u00e8lement l\u2019id\u00e9e de l\u2019\u00e9v\u00e9nement \u00e0 votre public.<\/p>\n

8. Faites attention au service<\/h2>\n

Assurez-vous que votre \u00e9quipe respecte la r\u00e8gle du visage de canard. Soyez amical avec les participants, les conf\u00e9renciers et les partenaires. Essayez de r\u00e9soudre leurs probl\u00e8mes ou leurs questions et de r\u00e9pondre \u00e0 leurs attentes, m\u00eame si vous vous sentez fatigu\u00e9 et que tout ne se d\u00e9roule pas comme pr\u00e9vu. \u00c0 la fin de la journ\u00e9e, ce dont les gens se souviennent, c\u2019est de la fa\u00e7on dont ils ont \u00e9t\u00e9 trait\u00e9s et de l\u2019atmosph\u00e8re et non de ce que l\u2019orateur disait sur la sc\u00e8ne.<\/p>\n

9. Effectuer un dernier contr\u00f4le 24 heures avant l\u2019\u00e9v\u00e9nement<\/h2>\n

Assurez-vous d\u2019avoir inform\u00e9 les participants de la marche \u00e0 suivre pour vous rendre sur le site, invit\u00e9 tous les invit\u00e9s importants et pr\u00e9par\u00e9 le mat\u00e9riel imprim\u00e9, ainsi que le contenu audio et vid\u00e9o. V\u00e9rifiez si tout le monde comprend ses t\u00e2ches et ses responsabilit\u00e9s et si l\u2019espace est pr\u00eat. \u00c0 cette fin, vous pouvez r\u00e9diger une liste de contr\u00f4le.<\/p>\n

Assurez-vous d\u2019imprimer le programme de l\u2019\u00e9v\u00e9nement et de laisser une copie \u00e0 chaque membre de l\u2019\u00e9quipe et aux b\u00e9n\u00e9voles. En outre, donnez \u00e0 chacun le num\u00e9ro de t\u00e9l\u00e9phone principal du contact pour la communication en cas d\u2019urgence.<\/p>\n

10. Demander des commentaires<\/h2>\n

Vous serez probablement fatigu\u00e9 et heureux apr\u00e8s l\u2019\u00e9v\u00e9nement, mais il vous sera difficile de donner une \u00e9valuation objective de la fa\u00e7on dont tout cela s\u2019est pass\u00e9. C\u2019est pourquoi, il est n\u00e9cessaire de mettre en oeuvre ce bon plan qui consiste \u00e0 demander aux participants de remplir un formulaire d\u2019\u00e9valuation imprim\u00e9 \u00e0 la fin de l\u2019\u00e9v\u00e9nement ou un formulaire en ligne une fois rentr\u00e9s chez eux. Leur demander d\u2019\u00e9valuer divers aspects de l\u2019\u00e9v\u00e9nement : la logistique, les conf\u00e9renciers, les lieux et le travail des organisateurs. Cette information vous aidera \u00e0 \u00e9viter des erreurs \u00e0 l\u2019avenir et \u00e0 am\u00e9liorer la qualit\u00e9 de vos \u00e9v\u00e9nements. Si possible, obtenez des commentaires via les r\u00e9seaux sociaux ou enregistrez des critiques vid\u00e9o \u00e0 la fin d\u2019un \u00e9v\u00e9nement. Cela vous sera utile si votre \u00e9v\u00e9nement a lieu \u00e0 nouveau.<\/p>\n

Quel que soit l\u2019\u00e9v\u00e9nement que vous organisez, soyez optimiste et n\u2019ayez pas peur des surprises, votre \u00e9v\u00e9nement sera un succ\u00e8s\u00a0!<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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