Si vous avez déjà organisé un événement, vous savez que tout ne se déroule pas comme prévu et que vous devez relever divers défis. Lors de mon premier événement, on m’a parlé de The funny Duck Face Rule. Cette règle stipule qu’à l’extérieur, vous devez avoir l’air calme et pacifique. Mais en fait, vous pagayez énergiquement avec les pieds sous l’eau pour vous maintenir à flot. Cependant, personne ne devrait savoir à ce sujet. À ce jour, je crois toujours que c’est la règle la plus précieuse.
L’organisation d’un événement n’est pas une tâche simple. Mais nous pouvons identifier 10 points clés que vous devriez garder à l’esprit pour que tout se passe bien.
1. Définir le but et le format
Cela semble assez évident, mais cela vaut la peine d’avoir une approche critique de la question d’organisation evenement. Formulez votre objectif aussi précisément que possible : voulez-vous transmettre les connaissances aux participants ? Exprimer sa gratitude aux partenaires ; collecter des fonds pour un projet ou offrir aux clients un plaisir esthétique ? Le format de l’événement dépendra de la réponse : son concept, son calendrier et sa durée, la répartition des rôles au sein de l’équipe, l’aménagement du hall, la restauration et le son.
Essayez de ne pas rester coincé dans les formats traditionnels. Jetez un coup d’œil sur ce qu’internet peut vous suggérer comme formule originale. Ce qui compte, c’est que votre format aide à atteindre l’objectif de l’événement.
2. Prêtez suffisamment d’attention à la planification
Le plan devrait inclure la logistique, le contenu et la promotion de l’événement. Créez un document accessible à l’ensemble de l’équipe où chaque membre pourra voir les tâches des autres et avoir une vue d’ensemble. Commencez par préparer une liste des tâches principales, puis développez-les de manière aussi détaillée que possible sous la forme d’étapes spécifiques à effectuer. Il est important de définir le calendrier dans le plan : le temps requis pour effectuer une tâche. Il est souvent sous-estimé et la préparation se déroule plus lentement que prévu.
Vous pouvez utiliser des modèles Google, des programmes spécialisés en organisation evenement tels que Asana, Trello, Podio, GanttPro, Teamweek pour la planification. Même un simple fichier Excel ne vous laissera pas tomber.
3. Établissez votre budget en tenant compte des situations imprévisibles
Regardez la liste des tâches et reflétez-les dans votre budget comme l’a fait cet auteure belge. Il est également intéressant de penser à une réserve en cas de situations imprévisibles. Par exemple, en cas d’incident dans votre travail quand il pleut le jour d’un événement en plein air. Vous allez devoir immédiatement changer d’emplacement et transporter tout le matériel et le mobilier. Mieux vaut penser à ces choses à l’avance et y être préparé financièrement.
4. Tout est dans les détails
Si vous voulez surprendre agréablement vos invités, réfléchissez à tous les détails : comment ils s’enregistrent, qui salue les participants et comment, quelle musique sera jouée, avez-vous un coin photo intéressant, à quoi ressemblent vos présentations et comment votre équipe est-elle habillée ? Que faire pendant les pauses ?
Par exemple, lors de l’inscription, les participants pourraient avoir la possibilité d’assister à une brève masterclass, à des jeux ou à une vidéo d’information.
Essayez de surprendre les gens et de créer l’effet waouh, de dépasser leurs attentes dans les choses les plus ordinaires. C’est exactement ce qui crée la sensation, l’objectif principal dans l’organisation evenement.
5. Vérifiez l’emplacement et ayez toujours un plan B
Vérifiez toujours l’emplacement en personne dès la phase de sélection. Au moment le plus inattendu, il se pourrait que la climatisation ne fonctionne pas correctement dans le hall, qu’il n’y ait pas de toilettes pour les personnes handicapées ou que l’équipement ne passe pas à travers la porte. Par conséquent, vérifiez ces problèmes à l’avance.
Par exemple, vous organisez une conférence pour 50 personnes et une heure après le début de l’événement, le propriétaire de l’espace vous demande de quitter les lieux sans donner aucune explication. Finalement, vous allez passer une heure de formation avec les participants dans un parc voisin, jusqu’à ce que vous trouviez un nouvel espace. Vous pensez peut-être qu’une telle situation ne vous arrivera pas, mais il est toujours préférable d’avoir un plan B.
6. Attribuer les responsabilités
Il est très important de répartir les tâches entre les membres de l’équipe non seulement lors de la phase d’organisation evenement, mais également pendant la manifestation. Attribuez les responsabilités par zone. Par exemple, une personne est responsable de la zone d’enregistrement, une autre personne pour accueillir les orateurs, une autre personne pour l’équipement, pour la restauration, pour la communication avec la presse, etc. Chaque personne doit avoir sa zone, qu’elle doit être responsable pendant toute la durée de l’événement.
Donnez à chaque membre de l’équipe un document avec les responsabilités assignées, afin que chaque personne sache qui contacter pour toute question spécifique.
7. Parlez de votre événement à votre public
Ne sous-estimez pas le temps nécessaire à la promotion d’un événement. Le type d’événement, son public cible, les ressources internes et le budget déterminent votre approche marketing. Lorsque vous choisissez vos partenaires médias, concentrez-vous sur ceux qui ciblent votre public. Il est préférable d’avoir quelques partenaires ciblés plutôt que de parler de l’événement à presque tout le monde.
Il est également important de créer un message clé qui sera diffusé sur tous les canaux. Assurez-vous qu’il est bref et qu’il transmet fidèlement l’idée de l’événement à votre public.
8. Faites attention au service
Assurez-vous que votre équipe respecte la règle du visage de canard. Soyez amical avec les participants, les conférenciers et les partenaires. Essayez de résoudre leurs problèmes ou leurs questions et de répondre à leurs attentes, même si vous vous sentez fatigué et que tout ne se déroule pas comme prévu. À la fin de la journée, ce dont les gens se souviennent, c’est de la façon dont ils ont été traités et de l’atmosphère et non de ce que l’orateur disait sur la scène.
9. Effectuer un dernier contrôle 24 heures avant l’événement
Assurez-vous d’avoir informé les participants de la marche à suivre pour vous rendre sur le site, invité tous les invités importants et préparé le matériel imprimé, ainsi que le contenu audio et vidéo. Vérifiez si tout le monde comprend ses tâches et ses responsabilités et si l’espace est prêt. À cette fin, vous pouvez rédiger une liste de contrôle.
Assurez-vous d’imprimer le programme de l’événement et de laisser une copie à chaque membre de l’équipe et aux bénévoles. En outre, donnez à chacun le numéro de téléphone principal du contact pour la communication en cas d’urgence.
10. Demander des commentaires
Vous serez probablement fatigué et heureux après l’événement, mais il vous sera difficile de donner une évaluation objective de la façon dont tout cela s’est passé. C’est pourquoi, il est nécessaire de mettre en oeuvre ce bon plan qui consiste à demander aux participants de remplir un formulaire d’évaluation imprimé à la fin de l’événement ou un formulaire en ligne une fois rentrés chez eux. Leur demander d’évaluer divers aspects de l’événement : la logistique, les conférenciers, les lieux et le travail des organisateurs. Cette information vous aidera à éviter des erreurs à l’avenir et à améliorer la qualité de vos événements. Si possible, obtenez des commentaires via les réseaux sociaux ou enregistrez des critiques vidéo à la fin d’un événement. Cela vous sera utile si votre événement a lieu à nouveau.
Quel que soit l’événement que vous organisez, soyez optimiste et n’ayez pas peur des surprises, votre événement sera un succès !
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