Gestion de parc d’impression : les avantages d’externaliser

Les services d’impression gérés (MPS) vous tentent-ils ? Entre la gestion des consommables, des utilisateurs et de la sécurité, gérer un parc d’imprimantes n’est pas de tout repos. D’où l’intérêt de l’externalisation ou de l’infogérance. Découvrez les avantages d’externaliser la gestion de parc d’impression.

La maîtrise des coûts d’impression

L’un des principaux enjeux de la gestion de parc d’imprimantes est la maîtrise des dépenses. Entre les impressions excessives et le gaspillage des consommables, les ressources ne sont pas toujours utilisées à bon escient.

Comment y remédier ? Surveillez et contrôlez le flux d’impression de votre société ou organisation. En sachant « qui imprime quoi et quand ? », vous pouvez déterminer les failles et les opportunités d’optimisation de l’activité d’impression.

La solution

Pour cela, il vous faut un logiciel de gestion de parc d’impression qui permet la surveillance en temps réel. C’est un outil que les prestataires de MPS (Managed Print Service) utilisent pour gérer à distance les parcs d’imprimantes de grand compte. Il donne accès à un panel d’informations pour gérer de manière proactive une infrastructure d’impression.

Le gain de temps et l’efficacité

Vous avez un quota d’impression à respecter ? Un nouveau projet d’impression à terminer dans un court délai ? La productivité est un critère prioritaire de la bonne gestion de parc d’imprimantes. Le problème étant : « comment être plus productif ? ».

La réponse, il faut :

• Améliorer le flux de travail d’impression.
• Automatiser les tâches d’impression.
• Réduire le temps d’arrêt des imprimantes.
• Faciliter le travail collaboratif.
• Former les utilisateurs.

Maîtriser et appliquer toutes ces actions ne se fait pas en un jour. D’où l’intérêt d’externaliser pour profiter de l’expertise de professionnels en gestion de parcs d’impression.

Le renforcement de la sécurité des données

Le saviez-vous, les périphériques d’impression sont considérés comme le maillon faible de la sécurité informatique ? Lorsqu’elles sont négligées, les imprimantes bureautiques présentent des failles de sécurité exploitables par les individus malveillants. À une époque où le hacking des entreprises est monnaie courante, la sécurité des données d’impression doit être une priorité. La question est : comment faire ?

La politique d’impression

Les besoins en sécurité d’un parc d’imprimantes diffèrent d’un site à un autre. Mais dans tous les cas, le renforcement de la sécurité passe par la mise en place de protocoles de sécurité. Dans le jargon des experts MPS, il est question de « politique d’impression ». C’est un ensemble de règles et de procédures établies par l’entreprise pour protéger et sécuriser son infrastructure d’impression.

En externalisant la gestion du parc d’imprimantes, vous profitez de l’expertise d’un professionnel pour établir une politique d’impression sur mesure.

La réduction de l’impact environnemental

Au fil des années, la question de l’impact environnemental est devenue un enjeu majeur pour les professionnels. L’objectif ? Réduire l’empreinte carbone produite par l’entreprise ou l’organisation.

Les parcs d’impression sont aussi concernés par cette problématique. En effet, les consommables d’impression (papier, encre et toner) sont sources de pollution lorsqu’ils ne sont pas gérés correctement.

Pour imprimer des documents de manière écoresponsable, plusieurs pratiques sont à adopter.

• Limitez les impressions à l’essentiel.
• Privilégiez l’impression recto verso.
• Utilisez des polices d’écriture faibles en consommation.

Un expert en service d’impression géré vous proposera tout un panel de pratiques pour réduire l’impact environnemental de votre activité.

L’accès à un support client proactif et réactif

Une imprimante ou un multifonction peut présenter un dysfonctionnement ou une panne à tout moment. Hardware ou software, les origines du problème sont multiples. Dans tous les cas, cela va conduire à l’arrêt de la production. Mais un parc d’impression peut-il se le permettre ?

En faisant appel à des spécialistes en gestion des impressions, vous profitez d’un support technique sur mesure. Grâce à un monitoring en temps réel et à des alertes, il est possible d’identifier l’origine du problème. C’est idéal pour résoudre la panne rapidement et éviter l’arrêt des services d’impression.